Самбірська

САМБІРСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ
Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

«23» червня 2026 року Самбір № 19

Про Порядок організації та

здійснення контролю за виконанням

документів в районній державній

адміністрації

На виконання законів України «Про місцеві державні адміністрації», «Про електронні документи та електронний документообіг», Указу Президента України від 19 лютого 2002 року № 155/2002 «Про порядок організації та здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень та доручень Президента України», постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (зі змінами), враховуючи Регламент Самбірської районної державної адміністрації, затверджений розпорядженням голови районної державної адміністрації від 8 серпня 2025 року № 42, Інструкцію з діловодства в Самбірській районній державній адміністрації затверджену розпорядженням голови районної державної адміністрації від 22 червня 2026 року № 18 та з метою вдосконалення організації контролю за виконанням документів в районній державній адміністрації

З О Б О В ’ Я З У Ю:

1. Затвердити Порядок організації та здійснення контролю за виконанням документів в районній державній адміністрації (далі – Порядок), що додається.
2. Керівникам структурних підрозділів районної державної адміністрації неухильно дотримуватись вимог Порядку.
3. Визнати таким що втратило чинність розпорядження голови районної державної адміністрації від 14 травня 2013 року № 148 «Про затвердження Порядку здійснення контролю за виконанням документів в районній державній адміністрації».
4. Контроль за виконанням розпорядження залишаю за собою.

ЗАТВЕРДЖЕНО
розпорядження голови районної державної адміністрації
від «23» червня 2026 року № 19

ПОРЯДОК

організації та здійснення контролю за виконанням
документів в районній державній адміністрації

1. Загальні положення.

1.1. Порядок організації та здійснення контролю за виконанням документів в районній державній адміністрації розроблений на підставі Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», Указу Президента України від 19 лютого 2002 року № 155/2002 «Про порядок організації та здійснення контролю за виконанням указів, розпоряджень та доручень Президента України», постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (зі змінами), Регламенту Самбірської районної державної адміністрації, затвердженого розпорядженням голови районної державної адміністрації від 8 серпня 2025 року № 42, Інструкції з діловодства в Самбірській районній державній адміністрації затвердженої розпорядженням голови районної державної адміністрації від 22 червня 2026 року № 18 та з метою забезпечення контролю своєчасного, повного та якісного виконання документів та підвищення виконавської дисципліни в районній державній адміністрації.

1.2. Контроль за виконання документів в районній державній адміністрації (далі – контроль) здійснюють голова, заступники голови та керівник апарату районної державної адміністрації. Організаційне, методичне та інформаційне забезпечення покладено на відділ документообігу, контролю та розгляду звернень громадян апарату районної державної адміністрації.

1.3. У структурних підрозділах районної державної адміністрації відповідальність за організацію контролю несе керівник структурного підрозділу, а безпосередній контроль забезпечує визначена ним посадова особа.

1.4. Контролю підлягають зареєстровані документи, у яких визначено завдання, або які містять питання, що потребують вирішення.

Обов’язковому контролю підлягає виконання розпоряджень голови та доручень обласної та районної державної адміністрації, запити та звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, а також інших документів за рішенням керівництва.

1.5. Відповідальність за виконання документа несуть посадові особи, визначені безпосередньо у розпорядчому документі, резолюції керівництва та безпосередні виконавці.

Якщо виконання документа покладається на кількох посадових осіб, відповідальним за організацію виконання є посадова особа, яка в резолюції зазначена першою.

1.6. Контроль за ходом виконання документів здійснюється методом:

аналізу у визначені терміни інформації виконавців про стан виконання документів в цілому або окремих встановлених ними завдань;

моніторингу стану виконання завдань у системі електронного документообігу Megapolis.DocNet;

періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану виконання документів безпосередньо на місцях;

заслуховування питання стану виконавської дисципліни в структурних підрозділах районної державної адміністрації на засіданнях Колегії, нарадах у керівництва районної державної адміністрації.

2. Строки виконання документів.

2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строків виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі та в резолюції керівника.

2.2. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати реєстрації у системі електронного документообігу Megapolis.DocNet, а вхідних – з дати надходження або з дати наступного робочого дня у разі надходження (доставки) документа після закінчення робочого дня, у вихідні, святкові та неробочі дні.

2.3. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів.

2.4. Датою виконання завдань вважається дата реєстрації відповідей про їх виконання в системі електронного документообігу Megapolis.DocNet.

2.5. Строк виконання документа може бути змінений лише за рішенням посадової особи, яка його встановила, а в разі її відсутності – посадовою особою, яка виконує її обов’язки, відповідною резолюцією у системі електронного документообігу Megapolis.DocNet.

2.6. У разі неможливості виконання завдань в установлений строк виконавець до закінчення визначеного для виконання завдання строку вносить керівництву подання про перенесення в установленому порядку строку виконання завдання з обґрунтуванням такої неможливості.

3. Організація та здійснення контролю за виконанням документів.

3.1. Постановка на контроль документів здійснюється на підставі резолюцій голови районної державної адміністрації або особи, яка виконує його обов’язки у системі електронного документообігу Megapolis.DocNet.

3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється з використанням системи електронного документообігу Megapolis.DocNet шляхом:

постановки документів на контроль;

перевірки своєчасного доведення документів до виконавців;

попередніх перевірок і регулювання ходу виконання;

моніторингу стану виконанням документів та запобігання порушенню строків виконання;

поточного інформування керівництва районної державної адміністрації про хід та підсумки виконання документів;

повідомлення про хід та підсумки виконання документів на нарадах, засіданнях Колегії;

зняття документів з контролю.

3.3. Відділом документообігу, контролю та розгляду звернень громадян апарату районної державної адміністрації періодично узагальнюється і подається керівництву інформація про стан виконання документів.

4. Порядок інформування про виконання

4.1. Відповідальність за організацію узагальнення матеріалів щодо виконання документів несе посадова особа, визначена в документі або зазначена в резолюції голови районної державної адміністрації першою.

4.2. Інформацію про стан виконання розпоряджень та доручень голови обласної державної адміністрації підписує голова районної державної адміністрації або посадова особа, яка виконує його обов’язки з обов’язковим візування профільного заступника голови у системі електронного документообігу Megapolis.DocNet.

4.3. Підтвердженням про виконання документу вважається повне виконання завдань та реєстрації його у системі електронного документообігу Megapolis.DocNet.

4.4. Відділом документообігу, контролю та розгляду звернень громадян апарату районної державної адміністрації припиняється здійснення моніторингу виконання після перевірки відповідності кінцевого результату поставленому завданню.

5. Зняття документів з контролю

5.1. Документ знімається з контролю за наявності інформації про повне його виконання.

5.2. Зняти документ з контролю може тільки та посадова особа, яка поставила його на контроль у системі електронного документообігу Megapolis.DocNet.

5.3. Документи зняті з контролю зберігаються в архівах системи електронного документообігу Megapolis.DocNet.

______________________________________